Calcolo Food Cost con Excel: Guida Completa + Template Gratuito
15 dicembre 2025
Il calcolo del food cost è fondamentale per ogni ristoratore che vuole gestire un'attività profittevole. In questa guida completa imparerai a creare un foglio Excel professionale per calcolare e monitorare il food cost del tuo ristorante.
📥 Scarica il Template Excel Gratuitoqui soto e inizia subito a ottimizzare i tuoi costi!
Ricevi il template via email
Inserisci la tua email per ottenere il template Excel gratuito per il food cost.
Cos'è il Food Cost e Come si Calcola
Il food cost (o costo del venduto) rappresenta uno degli indicatori più critici nella gestione economica di un ristorante. In termini semplici, è il rapporto tra quanto spendi per le materie prime necessarie a preparare un piatto e quanto lo vendi al cliente finale.
Conoscere il food cost di ogni piatto ti permette di capire se stai guadagnando o perdendo denaro su quel piatto specifico. Non è raro scoprire che alcuni piatti del menù, magari tra i più richiesti, in realtà ti fanno perdere soldi perché il costo degli ingredienti è troppo alto rispetto al prezzo di vendita.
Molti ristoratori lavorano "ad intuito", stimando a occhio i costi. Questo approccio può sembrare più veloce, ma porta spesso a perdite significative che potrebbero essere facilmente evitate con un calcolo preciso. Un errore di anche solo €0.50 su un piatto venduto 200 volte al mese significa €100 di margine persi ogni mese, ovvero €1.200 all'anno su un singolo piatto.
Formula Base del Food Cost
Food Cost % = (Costo Ingredienti / Prezzo di Vendita) × 100
Esempio pratico:
- Costo ingredienti: €3.50
- Prezzo di vendita: €12.00
- Food Cost % = (3.50 / 12.00) × 100 = 29.17%
Un food cost ideale per un ristorante si aggira tra il 28% e il 35%, ma varia in base al tipo di locale:
- Fine dining: 30-35%
- Ristoranti casual: 28-32%
- Pizzerie: 25-30%
- Fast food: 25-28%
Perché Usare Excel per il Food Cost
Excel rimane uno degli strumenti più utilizzati dai ristoratori per gestire i costi, e per buone ragioni. Prima di esplorare come creare il tuo foglio di calcolo, vediamo perché Excel è una scelta così popolare, soprattutto per chi inizia a formalizzare la gestione dei costi.
Excel offre il giusto equilibrio tra potenza e semplicità: è abbastanza sofisticato da gestire calcoli complessi, ma abbastanza intuitivo che anche chi non è un esperto può imparare a usarlo. Inoltre, è uno strumento già presente in quasi tutte le aziende, quindi non richiede investimenti aggiuntivi.
I principali vantaggi di Excel per il food cost:
- Accessibile: tutti hanno Excel o Google Sheets, non serve acquistare software specifici
- Flessibile: puoi personalizzarlo per le tue esigenze specifiche, dal piccolo bistrot al ristorante gourmet
- Automatizzato: le formule calcolano tutto automaticamente, risparmiandoti ore di calcoli manuali
- Economico: nessun costo mensile ricorrente, paghi solo la licenza Office che probabilmente hai già
- Familiare: l'interfaccia è conosciuta da tutti, non serve formazione specifica
- Portatile: puoi salvare il file su cloud e accedervi da qualsiasi computer
- Storicizzabile: puoi tenere versioni multiple per confrontare l'evoluzione dei costi
Tuttavia, è importante essere onesti: Excel ha anche dei limiti significativi, soprattutto quando il tuo ristorante cresce o quando gestisci operazioni complesse. Ne parleremo in dettaglio più avanti.
Come Creare un Foglio Excel per il Food Cost
Step 1: Struttura Base del Foglio
Partiamo dalla struttura fondamentale. Apri un nuovo foglio Excel e crea la seguente struttura a colonne. Questa sarà la base del tuo sistema di calcolo food cost:
Colonne principali:
- Colonna A - Nome Piatto: Il nome della ricetta (es. "Carbonara")
- Colonna B - Categoria: Il tipo di piatto (es. "Primi", "Secondi", "Antipasti")
- Colonna C - Costo Ingredienti: La somma dei costi di tutte le materie prime (es. €3.50)
- Colonna D - Prezzo Vendita: Il prezzo che il cliente paga (es. €12.00)
- Colonna E - Food Cost %: La percentuale calcolata automaticamente (es. 29.17%)
- Colonna F - Margine €: Il guadagno lordo per piatto (es. €8.50)
Nella prima riga inserisci le intestazioni, dalla seconda riga in poi inizierai a inserire i tuoi piatti. Lascia le colonne E e F vuote per ora: saranno calcolate automaticamente dalle formule che inseriremo nel prossimo step.
Step 2: Le Formule Essenziali
Ora è il momento di rendere il foglio "intelligente" con le formule. Queste formule faranno tutti i calcoli automaticamente, così non dovrai più usare la calcolatrice ogni volta che cambi un prezzo o aggiorni il costo di un ingrediente.
Formula per il Food Cost % (cella E2):
Questa formula calcola la percentuale del costo ingredienti rispetto al prezzo di vendita:
Food Cost % = (Costo Ingredienti / Prezzo Vendita) × 100
In Excel, nella cella E2 scrivi:
=(C2/D2)*100
Poi trascina la formula verso il basso per applicarla a tutti i piatti.
Formula per il Margine in Euro (cella F2):
Questa formula ti mostra quanto guadagni effettivamente per ogni piatto venduto:
Margine € = Prezzo Vendita - Costo Ingredienti
In Excel, nella cella F2 scrivi:
=D2-C2
Formula per il Food Cost Medio del Menù:
Per calcolare il food cost medio di tutto il tuo menù, usa questa formula in una cella separata:
Food Cost Medio % = (Σ Costi / Σ Prezzi) × 100
In Excel:
=SOMMA(C2:C100)/SOMMA(D2:D100)*100
Questa formula divide la somma di tutti i costi per la somma di tutti i prezzi di vendita, dandoti una media ponderata del food cost del tuo menù.
Step 3: Foglio Ingredienti
Il database degli ingredienti è il cuore del tuo sistema. Questo foglio conterrà tutti gli ingredienti che usi in cucina con i relativi prezzi aggiornati. Ogni volta che un fornitore cambia un prezzo, dovrai aggiornare solo questo foglio e tutti i calcoli delle ricette si aggiorneranno automaticamente.
Crea un secondo foglio chiamato "Ingredienti" nel tuo file Excel con le seguenti colonne:
Struttura del foglio Ingredienti:
- Colonna A - Nome Ingrediente: Il nome completo dell'ingrediente (es. "Guanciale", "Pecorino Romano DOP")
- Colonna B - Unità di Misura: L'unità con cui viene venduto (kg, litri, pezzi, ecc.)
- Colonna C - Prezzo Unitario: Il prezzo per quella unità di misura (es. €18.50/kg)
- Colonna D - Fornitore: Il nome del fornitore di riferimento per tracciabilità
- Colonna E - Data Ultimo Aggiornamento: Quando hai aggiornato il prezzo l'ultima volta
- Colonna F - Note: Eventuali note (es. "prezzo promozionale valido fino a...")
Esempio di righe:
- Guanciale | kg | €18.50 | Fornitore A | 01/12/2025 | -
- Pecorino Romano DOP | kg | €22.00 | Fornitore B | 01/12/2025 | -
- Uova biologiche | pz | €0.35 | Fornitore A | 01/12/2025 | -
- Pasta di Gragnano | kg | €3.20 | Fornitore C | 01/12/2025 | -
- Pepe nero in grani | kg | €45.00 | Fornitore D | 01/11/2025 | Confezione 500g | Uova | pz | €0.35 | Fornitore A |
Step 4: Foglio Ricette Dettagliate
Questa è la parte più importante e dettagliata del tuo sistema. Per ogni piatto del menù, dovrai creare un breakdown completo di tutti gli ingredienti utilizzati. Può sembrare un lavoro lungo, ma è fondamentale per avere calcoli precisi.
Crea un terzo foglio chiamato "Ricette" dove analizzerai ogni piatto nel dettaglio. Vediamo un esempio pratico con la Carbonara:
Carbonara - Analisi Costi Dettagliata (1 porzione)
Struttura per ogni ricetta:
- Colonna A - Ingrediente: Nome dell'ingrediente dalla lista
- Colonna B - Quantità: Quanto ne usi per porzione
- Colonna C - Unità Misura: g, ml, pz, ecc.
- Colonna D - Prezzo per UM: Il prezzo per kg o litro (collegato al foglio Ingredienti)
- Colonna E - Costo per Porzione: Calcolato automaticamente
Esempio Carbonara (porzione singola):
- Guanciale | 50 | g | €18.50/kg | €0.93
- Pecorino Romano | 40 | g | €22.00/kg | €0.88
- Uova | 2 | pz | €0.35/pz | €0.70
- Pasta secca | 100 | g | €3.20/kg | €0.32
- Pepe nero | 2 | g | €45.00/kg | €0.09
- TOTALE INGREDIENTI | | | | €2.92
Formula per calcolare il costo di ogni ingrediente:
Per ingredienti venduti a kg che usi in grammi:
Costo = (Quantità in grammi / 1000) × Prezzo al kg
In Excel (cella E2):
=(B2/1000)*D2
Per ingredienti venduti a pezzo:
Costo = Quantità in pezzi × Prezzo al pezzo
In Excel:
=B2*D2
Il trucco è usare sempre unità coerenti: converti tutto in grammi o millilitri per gli ingredienti liquidi e solidi.
Step 5: Dashboard Riepilogativa
Crea una dashboard con:
- Food Cost Medio Totale
- Food Cost per Categoria
- Top 10 Piatti per Margine
- Top 10 Piatti per Food Cost Alto
- Andamento Mensile
Formula Food Cost per Categoria:
=SOMMA.PIÙ.SE(Costi;Categoria;"Primi")/SOMMA.PIÙ.SE(Prezzi;Categoria;"Primi")*100
Formule essenziali e controlli
- Calcolo periodico:
Food Cost % = ((Inventario iniziale + Acquisti − Inventario finale) / Vendite) × 100 - Prezzo ideale:
Prezzo = Costo ingredienti / (Food Cost target / 100) - Variazione teorico vs reale:
|Reale − Teorico| / Teorico × 100
In sintesi
- Imposta fogli per ingredienti, ricette e menù con formule semplici.
- Calcola food cost e margine per piatto e monitora il food cost medio.
- Usa dashboard e regole rapide (formattazione condizionale, CERCA.VERT) per controllo.
- Aggiorna prezzi con costanza e mantieni unità di misura coerenti.
Scarica il Template Excel gratuito
Inserisci la tua email per ricevere subito il template Excel ottimizzato per il food cost.
Ricevi il template via email
Inserisci la tua email per ottenere il template Excel gratuito per il food cost.
- Indaga: se la differenza è maggiore, cerca le cause (sprechi, furti, errori di porzionatura)
6. Forma il Team
Il tuo sistema di food cost non deve dipendere solo da te:
- Condividi la conoscenza: forma almeno un'altra persona (sous chef, responsabile sala)
- Crea una guida: scrivi un documento di 1-2 pagine che spiega come aggiornare i dati
- Rendi accessibile: salva il file in una posizione condivisa
- Responsabilizza: assegna compiti specifici ("tu aggiorni i prezzi della carne, tu della verdura")
Errori Comuni da Evitare
❌ Non Considerare gli Sprechi
Il food cost teorico non include scarti, errori, furti. Aggiungi un buffer del 3-5%.
❌ Ignorare i Costi Accessori
Include anche olio, sale, spezie: anche se piccoli, impattano.
❌ Non Aggiornare i Prezzi
Prezzi vecchi = calcoli sbagliati = decisioni sbagliate.
❌ Porzionare ad Occhio
Usa bilance e misurini per quantità precise.
❌ Non Analizzare i Dati
Calcolare il food cost non basta: devi agire sui dati!
Calcolo Food Cost: Caso Studio Reale
Ristorante "Da Giovanni" - Analisi Carbonara
Dati iniziali:
- Prezzo vendita: €12.00
- Vendite mensili: 180 porzioni
Versione 1 (senza Excel):
- Costo stimato: "circa €3"
- Food cost presunto: 25%
- Margine stimato: €9 × 180 = €1,620
Versione 2 (con calcolo preciso Excel):
- Costo reale: €3.85
- Food cost reale: 32%
- Margine reale: €8.15 × 180 = €1,467
Differenza: -€153/mese = -€1,836/anno solo su un piatto!
Azione: Hanno rinegoziato con il fornitore e ridotto la porzione di guanciale di 10g, portando il costo a €3.50 (29% food cost) senza impatto sulla qualità percepita.
Risultato: +€63/mese = +€756/anno recuperati.
📥 Scarica il Template Excel Gratuito
Abbiamo preparato un template Excel completo e professionale per calcolare il food cost del tuo ristorante, con:
✅ Tutti i fogli preimpostati ✅ Formule già configurate ✅ Esempi e istruzioni ✅ Dashboard grafiche ✅ 50+ ingredienti precaricati
Scarica il Template Gratuito →
Per scaricare il template, lascia la tua email nel form qui sotto. Ti invieremo il file Excel immediatamente + una guida bonus in PDF.
Quando Passare da Excel a un Software
Considera di passare a un software dedicato quando:
🔴 Hai più di 50 piatti nel menù 🔴 Gestisci più sedi o locali 🔴 Perdi più di 2 ore/settimana su Excel 🔴 Il food cost supera il 35% senza capire perché
Ricevi il template via email
Inserisci la tua email per ottenere il template Excel gratuito per il food cost.
🔴 Vuoi integrare ordini e inventario 🔴 Hai bisogno di accesso mobile 🔴 Vuoi analytics predittive
Qubi ti permette di:
- Calcolare il food cost automaticamente in tempo reale
- Gestire inventario con app mobile
- Ricevere alert quando i margini calano
- Integrare ordini fornitori
- Analizzare trend e previsioni
- Accedere da qualsiasi dispositivo
Scopri Qubi → oppure Prenota una demo gratuita →
Conclusione
Excel è un ottimo punto di partenza per calcolare il food cost, specialmente per ristoranti piccoli o in fase di avvio. Con il nostro template gratuito, hai tutto ciò che serve per iniziare a monitorare e ottimizzare i tuoi costi.
Tuttavia, quando il tuo ristorante cresce, un software dedicato ti farà risparmiare tempo e denaro, automatizzando processi che in Excel richiedono ore di lavoro manuale.
Riepilogo Rapido
- Scarica il template e inizia a inserire i tuoi dati
- Calcola il food cost per ogni piatto
- Monitora il trend mensile
- Ottimizza i piatti sopra il 35%
- Confronta teorico vs reale ogni mese
- Valuta un upgrade a software quando necessario
Pronto a ottimizzare il tuo food cost? Scarica il template gratuito e inizia oggi stesso!
FAQ - Domande Frequenti
Qual è il food cost ideale per un ristorante? Tra il 28% e il 35%, ma dipende dal tipo di locale e posizionamento.
Come si calcola il food cost in Excel?
Formula: =(Costo_Ingredienti/Prezzo_Vendita)*100
Devo includere IVA nel calcolo? No, usa sempre prezzi netti (senza IVA) sia per costi che per vendite.
Con quale frequenza aggiornare il file Excel? Prezzi: settimanalmente. Ricette: quando cambiano. Analisi: mensilmente.
Excel è sufficiente per un ristorante grande? Per menù con 50+ piatti o più sedi, un software dedicato è più efficiente.
Il template funziona con Google Sheets? Sì, è compatibile. Carica il file su Google Drive e aprilo con Sheets.
Posso condividere il template con il mio team? Sì, il template è gratuito e può essere condiviso liberamente.